Cara Menganalisis Kinerja Tim dengan Laporan Tugas Bitrix24

Setiap perusahaan membutuhkan gambaran yang jelas tentang kinerja tim. Manajer departemen perlu mengetahui apakah pekerjaan berjalan sesuai rencana. Bagian SDM perlu melihat bagaimana kinerja karyawan baru selama masa percobaan. Laporan tugas menyatukan informasi ini di satu tempat.

Dengan laporan tugas Bitrix24, Anda dapat melihat berapa banyak tugas yang diselesaikan setiap orang, di mana tugas yang terlambat menumpuk, dan bagaimana kinerja tim selama periode waktu tertentu tanpa perlu mengumpulkan data secara manual. Jika Anda membutuhkan fleksibilitas lebih, Anda dapat mengekspor data dan terus menggunakannya di tempat lain, atau membagikannya dengan orang-orang yang tidak memiliki akses ke Bitrix24.

Kapan menggunakan laporan tugas?

Laporan tidak hanya mendukung pemantauan rutin. Laporan juga membantu Anda menemukan masalah yang mudah terlewatkan saat Anda memeriksa tugas satu per satu.

• Distribusi beban kerja yang tidak merata. Seorang manajer proyek memperhatikan bahwa seorang pengembang terus-menerus melewatkan tenggat waktu. Laporan sumber daya berdasarkan penanggung jawab menunjukkan bahwa pengembang ini memiliki tiga kali lebih banyak tugas aktif daripada anggota tim lainnya. Masalahnya bukan pada karyawan tersebut; beban kerja didistribusikan secara tidak merata.
• Satu jenis tugas mengalami penundaan berulang kali. Jika tugas yang terlambat terus muncul bulan demi bulan pada jenis tugas yang sama, bandingkan laporan antar periode untuk melihat apakah tugas tersebut diremehkan atau persetujuannya memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan.
• Sebuah proyek baru dimulai tanpa memeriksa kapasitas yang ada. Sebelum menerima pesanan besar baru, periksa keterlibatan proyek untuk melihat apakah tim sudah bekerja penuh. Ini membantu menetapkan tenggat waktu yang realistis.
• Beban kerja berubah seiring waktu. Membandingkan laporan dari periode yang berbeda menunjukkan apakah jumlah tugas meningkat dan apakah tim masih berkinerja pada tingkat yang sama. Ini membantu Anda mendeteksi peningkatan beban kerja sejak dini.

Lima Soft Solutions, mitra implementasi Bitrix24 di Indonesia, dapat membantu Anda mengimplementasikan dan mengkonfigurasi laporan tugas seputar pola beban kerja yang penting bagi tim Anda.

Analisis kinerja tim dengan laporan.

Di Bitrix24, buka Tugas dan Proyek > Lainnya > Laporan. Anda akan melihat dua bagian laporan: Pribadi dan Standar.

Laporan standar

Laporan standar adalah templat siap pakai untuk tugas analisis umum. Laporan ini tidak memerlukan pengaturan, dan datanya selalu terkini saat Anda membukanya. Anda dapat menggunakan filter untuk memilih karyawan tertentu, status tugas, atau parameter lainnya. Anda tidak dapat mengedit laporan standar, tetapi Anda dapat menyalin laporan apa pun dan menyesuaikan salinannya.

Bitrix24 mencakup enam laporan standar:

• Keterlibatan dalam proyek. Menunjukkan berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas-tugas dalam setiap proyek dan berapa banyak tugas yang sedang mereka kerjakan. Hal ini memudahkan untuk menyeimbangkan kembali beban kerja sebelum tenggat waktu terlewat.
• Tugas bulan ini. Menunjukkan berapa banyak tugas yang dibuat, diselesaikan, dan masih dalam proses. Seorang manajer dapat memeriksa di pertengahan bulan dan melihat bahwa hanya 8 dari 40 tugas yang selesai dan 12 sudah melewati batas waktu, yang merupakan sinyal untuk mengatasi masalah tersebut pada pertemuan harian berikutnya.
• Laporan efisiensi. Menunjukkan bagaimana setiap karyawan menangani tugas: berapa banyak yang diselesaikan tepat waktu, berapa banyak yang terlambat, dan bagaimana tugas-tugas tersebut dinilai. Misalnya, tingkat keterlambatan seorang manajer meningkat dari 10% menjadi 35% selama dua bulan; supervisor memeriksa daftar tugas dan menemukan 30 tugas aktif sementara yang lain hanya memiliki 10 hingga 12 tugas.
• Tugas untuk bulan lalu. Menunjukkan hasil bulan sebelumnya berdasarkan status dan penanggung jawab. Membandingkannya dengan periode sebelumnya dapat menunjukkan bahwa jumlah tugas yang terlambat hampir berlipat ganda.
• Pelacakan sumber daya tugas. Menunjukkan waktu yang direncanakan dan waktu aktual yang dihabiskan untuk setiap tugas. Jika tugas yang disebut Menyiapkan proposal komersial memiliki anggaran 2 jam tetapi sebenarnya membutuhkan waktu 6 hingga 8 jam, perkiraan berikutnya harus realistis. Laporan pelacakan sumber daya hanya menampilkan data untuk tugas yang opsi Pelacakan Waktu diaktifkan.
• Pelacakan sumber daya karyawan. Menunjukkan siapa yang menghabiskan waktu untuk tugas dan berapa banyak. Misalnya, seorang desainer selalu tampak sibuk, tetapi laporan menunjukkan bahwa 70% waktunya dihabiskan untuk revisi dan persetujuan, dan hanya 30% untuk membuat materi baru. Ini adalah alasan untuk mempertimbangkan kembali proses persetujuan daripada mempekerjakan desainer kedua.

Laporan pribadi

Laporan pribadi dibuat menggunakan pembuat laporan. Anda dapat memilih data, periode waktu, karyawan, atau proyek untuk permintaan tertentu. Misalnya, seorang manajer pemasaran ingin melihat hanya tugas dari departemen mereka yang memiliki peringkat negatif selama enam bulan terakhir. Untuk membuat laporan, buka halaman laporan dan klik Tambah laporan di pojok kanan atas.

Lima Soft Solutions membantu bisnis menerapkan dan mengkonfigurasi laporan standar dan laporan pribadi sehingga data sesuai dengan cara kerja tim Anda sebenarnya.

Pantau kinerja tim secara real-time.

Bagian Pengawasan membantu Anda melacak pekerjaan tim sepanjang hari. Bagian ini menampilkan metrik utama untuk setiap bawahan langsung: efisiensi, jumlah tugas, dan peran mereka sebagai penerima tugas, pemilik tugas, asisten, dan pengamat. Tidak seperti laporan yang menganalisis pekerjaan selama periode tertentu, Pengawasan menunjukkan situasi terkini.

Bagian ini hanya menampilkan bawahan langsung — karyawan yang mencantumkan Anda sebagai manajer mereka dalam struktur perusahaan. Seorang manajer dapat memulai hari kerja dengan membuka Pengawasan dan melihat bahwa dua karyawan memiliki tugas yang menumpuk dan belum selesai, sementara anggota tim baru hanya memiliki satu tugas aktif. Untuk membukanya, buka Tugas dan Proyek lalu klik Pengawasan di menu atas. Jika Anda memiliki banyak karyawan, gunakan filter untuk menemukan orang tertentu atau urutkan berdasarkan efisiensi dan departemen. Periksa apakah bagian Pengawasan tersedia di paket Bitrix24 Anda.

Lima Soft Solutions dapat mengatur struktur perusahaan dan konfigurasi tim Bitrix24 Anda sehingga bagian Pengawasan memberikan pandangan yang tepat kepada setiap manajer.

Kapan menggunakan ekspor?

Ekspor berguna ketika Anda perlu menggabungkan data Bitrix24 dengan informasi dari sistem lain, membagikannya kepada orang-orang yang tidak memiliki akses ke Bitrix24, atau menyimpan salinan terpisah.

• Gabungkan data dari sistem yang berbeda. Untuk laporan triwulanan yang mencakup data tugas, angka penjualan, dan pengeluaran, ekspor laporan tugas dan gabungkan dengan data lainnya dalam format xlsx.
• Bagikan data dengan orang-orang yang tidak memiliki akses ke Bitrix24. Seorang klien meminta statistik proyek untuk bulan lalu. Ekspor laporan dan kirim spreadsheet tersebut.
• Simpan data saat proyek selesai. Ekspor laporan dan simpan bersama dokumentasi proyek, sehingga garis waktu, beban kerja, dan ruang lingkup yang telah selesai mudah ditemukan di kemudian hari.

Untuk mengekspor laporan, buka laporan tersebut dan klik Pengaturan (⚙️) > Ekspor ke Microsoft Excel di pojok kanan atas.

Lima Soft Solutions dapat membantu Anda mengkonfigurasi laporan Bitrix24, ekspor, dan alur kerja terkait untuk bisnis Anda.

Siapkan laporan tugas dengan Lima Soft Solutions.

Laporan tugas hanya berguna jika dirancang untuk pertanyaan yang perlu Anda jawab. Sebagai mitra implementasi Bitrix24 dan pengembang perangkat lunak di Indonesia, Lima Soft Solutions membantu usaha kecil dan menengah mengimplementasikan dan mengkonfigurasi alat Bitrix24 seperti laporan tugas, pembuat laporan, dan bagian Pengawasan. Hubungi Lima Soft Solutions untuk konsultasi dan implementasi.