Cara Menganalisis Kinerja Tim dengan Laporan Tugas di Bitrix24

Setiap perusahaan membutuhkan gambaran yang jelas tentang kinerja tim. Manajer departemen perlu mengetahui apakah pekerjaan berjalan sesuai rencana. Bagian SDM perlu melihat bagaimana kinerja karyawan baru selama masa percobaan. Tanpa sumber informasi tunggal yang akurat, informasi ini tersebar di banyak tugas.

Laporan tugas mengumpulkan data di satu tempat. Anda dapat melihat berapa banyak tugas yang diselesaikan setiap orang, di mana tugas yang terlambat menumpuk, dan bagaimana kinerja tim selama periode tertentu. Alih-alih mengumpulkan data secara manual, Anda dapat menggunakan templat laporan yang sudah jadi.

Kapan Menggunakan Laporan Tugas

Laporan membantu Anda menemukan masalah yang mudah terlewatkan saat Anda melihat tugas satu per satu. Situasi berikut menunjukkan mengapa laporan itu penting.

• Salah satu anggota tim terus-menerus gagal memenuhi tenggat waktu. Laporan dari penerima tugas dapat menunjukkan beban tugas aktif yang jauh lebih tinggi daripada anggota tim lainnya. Masalahnya mungkin adalah beban kerja yang tidak merata, bukan kinerja yang buruk.
• Jenis tugas yang sama terus-menerus tertunda. Membandingkan laporan dari periode yang berbeda dapat menunjukkan apakah perkiraan terlalu rendah atau persetujuan memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan.
• Sebuah proyek baru akan segera dimulai. Sebelum menerima pesanan besar, periksa kapasitas tim saat ini agar Anda dapat menetapkan jadwal yang realistis.
• Beban kerja berubah seiring waktu. Membandingkan laporan dari beberapa periode menunjukkan apakah jumlah tugas meningkat dan apakah kinerja tetap seimbang.

Analisis Kinerja Tim dengan Laporan

Di Bitrix24, buka Tugas dan Proyek > Lainnya > Laporan. Anda akan melihat dua bagian laporan: Pribadi dan Standar.

Laporan standar adalah templat siap pakai. Laporan ini tidak memerlukan pengaturan, dan datanya selalu terbaru saat Anda membukanya. Anda dapat menggunakan filter untuk memilih karyawan tertentu, status tugas, atau parameter lainnya. Anda tidak dapat mengedit laporan standar, tetapi Anda dapat menyalin laporan apa pun dan menyesuaikan salinannya.

Laporan standar dalam tugas

Bitrix24 menyertakan enam laporan standar.

• Keterlibatan dalam proyek. Menunjukkan berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas-tugas dalam setiap proyek dan berapa banyak tugas yang sedang mereka kerjakan. Ini membantu Anda menyeimbangkan kembali pekerjaan sebelum tenggat waktu terlewat.
• Tugas bulan ini. Menampilkan tugas yang dibuat, diselesaikan, dan masih dalam proses. Ini membantu Anda melihat sejak dini apakah bulan ini berjalan sesuai rencana.
• Laporan efisiensi. Menunjukkan bagaimana setiap karyawan menangani tugas: selesai tepat waktu, terlambat, dan peringkat tugas.
• Tugas-tugas untuk bulan lalu. Laporan bulan sebelumnya berdasarkan status dan penanggung jawab. Saat Anda membandingkannya dengan periode sebelumnya, Anda dapat melihat peningkatan tingkat keterlambatan.
• Pelacakan sumber daya tugas. Menunjukkan waktu yang direncanakan dan waktu aktual yang dihabiskan untuk setiap tugas. Ini mendukung perkiraan waktu yang realistis dalam perencanaan di masa mendatang.
• Pelacakan sumber daya karyawan. Menunjukkan siapa yang menghabiskan waktu untuk tugas dan berapa banyak. Ini dapat mengungkapkan bahwa seorang desainer menghabiskan sebagian besar waktunya untuk revisi dan persetujuan daripada pekerjaan baru.

Laporan pelacakan sumber daya hanya menampilkan data untuk tugas yang opsi pelacakan waktu diaktifkan. Lima Soft Solutions membantu bisnis mengaktifkan dan mengkonfigurasi pelacakan waktu di Bitrix24.

Buat laporan pribadi

Laporan pribadi dibuat menggunakan pembuat laporan. Anda dapat memilih data, periode waktu, karyawan, atau proyek untuk permintaan tertentu. Misalnya, seorang manajer pemasaran dapat membuat laporan yang hanya menampilkan tugas-tugas dari departemen mereka yang memiliki peringkat negatif selama enam bulan terakhir.

Untuk membuat laporan pribadi, buka halaman laporan dan klik Tambah laporan. Jika Anda memerlukan laporan khusus untuk alur kerja Anda, Lima Soft Solutions dapat membuat dan mengkonfigurasinya untuk tim Anda.

Pantau Kerja Tim Secara Real Time

Bagian Pengawasan di Tugas dan Proyek menampilkan metrik utama untuk setiap bawahan langsung: efisiensi, jumlah tugas, dan peran seperti penerima tugas, pemilik tugas, asisten, dan pengamat. Tidak seperti laporan yang menganalisis periode tertentu, bagian ini menunjukkan situasi terkini.

Anda dapat melihat siapa yang kelebihan beban kerja dan siapa yang tersedia untuk tugas baru. Bagian ini hanya menampilkan bawahan langsung — karyawan yang mencantumkan Anda sebagai manajer mereka dalam struktur perusahaan. Ketersediaan bergantung pada paket Bitrix24 Anda.

Untuk membukanya, klik Pengawasan di menu atas. Gunakan filter untuk menemukan orang tertentu atau mengurutkan karyawan berdasarkan efisiensi dan departemen. Lima Soft Solutions dapat membantu mengkonfigurasi struktur perusahaan dan pengaturan pengawasan untuk manajer Anda.

Kapan Menggunakan Ekspor?

Ekspor berguna ketika Anda perlu menggabungkan data Bitrix24 dengan sistem lain, membagikannya kepada orang-orang yang tidak memiliki akses ke Bitrix24, atau menyimpan salinan terpisah.

Sebagai contoh, kepala departemen dapat mengekspor laporan tugas dan menggabungkannya dengan penjualan dan pengeluaran dalam format xlsx untuk laporan triwulanan. Klien dapat menerima statistik proyek tanpa perlu mengakses Bitrix24 Anda. Anda juga dapat menyimpan laporan yang diekspor beserta dokumentasi proyek setelah proyek selesai.

Untuk mengekspor laporan, buka laporan tersebut lalu klik Pengaturan > Ekspor ke Microsoft Excel.

Siapkan Laporan Tugas untuk Tim Anda

Laporan tugas memberi Anda gambaran tentang kinerja tim yang dibangun dari data tugas nyata. Bitrix24 menawarkan laporan standar, laporan pribadi, pengawasan waktu nyata, dan opsi ekspor. Setiap alat bekerja paling baik jika dikonfigurasi sesuai dengan cara kerja tim Anda.

Lima Soft Solutions, mitra implementasi Bitrix24 dan pengembang perangkat lunak di Indonesia, membantu usaha kecil dan menengah mengimplementasikan dan mengkonfigurasi laporan dan otomatisasi Bitrix24. Hubungi Lima Soft Solutions untuk konsultasi dan dukungan implementasi.